Tout connaître sur notre organisation de réceptions

Foire aux questions… pour une réception exceptionnelle !

Qui peut vous aider à organiser votre réception ?

Nous mettons un point d’honneur à vous prodiguer une foule de conseils afin que vous viviez une fête inoubliable dans un budget vraiment très accessible.
Vous souhaitez une réception organisée au mieux ? Nous pouvons vous y aider !

10 bonnes raisons de se marier hors saison (de novembre à mai) ou un vendredi.

 Pourquoi toujours rêver de soleil pour se marier ? On risque juste, en Belgique, de se retrouver avec un brushing aplati et sa robe transparente. Une bonne raison déjà de penser à l’hiver : là, au moins, pas de surprise vous aurez prévu des précautions.

 C’est original : vous au moins ne ferez pas pareil que 80 % des couples qui se marient entre juin et septembre. Trop commun, pire : votre soirée risquerait de passer inaperçue parmi les quinze autres invitations du même genre. On évite les comparaisons et les déceptions dues au choix cornélien imposé à vos amis.

 Tout le monde est là : en été, ce sont aussi les vacances. Pas évident de trouver LA DATE qui rassemble un maximum de personnes. Il y aura toujours une meilleure amie, une cousine ou des parents pour préférer leur escapade. En hiver, ils sont tous en pantoufles devant un feu de cheminée. Plus d’excuse pour ne pas se bouger. On risque même de vous remercier d’animer ces longues soirées d’hiver.

 On a l’embarras du choix : en saison creuse, les salles sont plus facilement disponibles (si on évite le 31 décembre). Pas la peine de s’y prendre un an à l’avance, vous avez le temps de choisir tranquillement l’endroit de vos rêves.

 C’est moins cher : A « La Côte d’Or », nous vous accordons une remise et des avantages supplémentaires.

 Les partenaires offres eux aussi des réductions particulières.

 C’est plus facile : comme tout le monde est libre, chaque démarche est plus simple, donc plus rapide, donc moins stressante.

 On peut se lâcher : surtout côté déco et idées créatives ; une arrivée en calèche dans une ambiance féerique (flocons artificiels, boules étincelantes et sculptures de glace,…).

 Il y a aussi du soleil : Après un mariage d’hiver, s’évader au soleil est encore plus réjouissant. On profite des coins paradisiaques quand personne n’y est et des prix scandaleusement bas pratiqués hors saison.

 Les peoples le font aussi.

Vous désirez vous marier le matin ou l’après midi ?

N’hésitez pas à envisager différentes possibilités :

  • Un mariage le matin ne coûte pas forcément plus cher que se marier l’après-midi (repas plus « prestigieux » avec un nombre d’invités plus restreint, suivi le soir d’une formule plus festive où l’ambiance est reine).
  • Un mariage début d’après midi est à la mode ; commune vers 13 h, vous arrivez à la salle vers 16 h avec la famille proche, vous prenez le cocktail réception, 1 ou 2 entrées servies à table (1 potage, une entrée), vers 19 h 30 les invités du soir arrivent, nous leur servons un verre de bienvenue et tous ensemble vous prenez la grosse pièce (par exemple un buffet chaud).

Certains mariés optent pour cette formule afin d’éviter un timing serré le matin, pour leur permettre une réception « plus gastronomique » avec la famille proche et une soirée axée sur l’ambiance avec un menu plus simple pour les invités du soir tout en gardant un budget très raisonnable. Certains profitent de réaliser le reportage photo fin de matinée pour être à 100% avec les invités.

Depuis quelques années, les « coutumes » ont évolué et les mariages s’organisent toute l’année, mais aussi, outre le samedi qui reste le plus prisé, le vendredi et parfois même le mercredi. A certaines dates, nous pouvons vous faire bénéficier de conditions préférentielles.

Quand réaliser le reportage photo ?

Souvent, dès la sortie de l’église ou de la commune, les jeunes mariés se rendent avec le photographe dans un lieu « idyllique » et viennent rejoindre leurs invités qui sont déjà à l’apéritif.

Grâce au cadre champêtre et fleuri de notre jardin et de nos cascades, beaucoup choisissent de réaliser leur reportage photographique sur place et donc sans devoir délaisser leurs invités: notre cadre permet ainsi d’allier la réception aux « obligations » des jeunes mariés et cela, sans devoir se déplacer.

Dans certains cas, lorsque le mariage a lieu l’après-midi, le reportage se fait le matin avant la cérémonie.

Pouvez-vous réaliser une réception dans une salle extérieure (en service traiteur) ?

Oui, mais sans oublier de tenir compte de nombreux détails qui ont leur importance :

 La facilité d’accès.

Les salles doivent être fonctionnelles.

 La piste de danse ne doit déranger: ni le service et ni les invités qui souhaitent rester à table pour discuter. Selon les normes en vigueur, une salle de plus de 100 mètres carrés doit être équipé d’un limiteur de décibel.

 Il est important de donner à vos invités, une possibilité de logement (sur place ou à proximité).

 Il est nécessaire d’avoir un matériel bien entretenu afin d’éviter les pannes et les risques d’intoxications alimentaires (conduites à bières, frigos,…).

 Il faut être très vigilant sur les normes d’hygiène (très strictes).

Préférez-vous organiser une réception dans nos propres salles ?

Oui, car il y a beaucoup d’avantages :

 Vous ne devez pas vous occuper de l’entretien (nettoyage), du rangement, voir de l’état des lieux (qui occasionne parfois des frais imprévus et importants si des réparations sont nécessaires).

 Pas de transport par camion frigorifique (toujours onéreux), garantie qu’il n’y a pas de rupture de la chaîne du froid.

 Nous avons une cuisine suréquipée pour être certains que de la première à la dernière assiette, tout arrive avec une qualité irréprochable.

 Le cadre réputé de notre établissement est une garantie supplémentaire : vos invités se souviendront longtemps de votre réception. Depuis 25 ans, nous oeuvrons et bénéficions d’une excellente réputation.

Comment se fait l’arrivée des clients ?

En général, l’arrivée se fait directement par le jardin (on évite les escaliers pour les personnes âgées). Toutes nos installations se trouvent au rez-de-chaussée (y compris les commodités).
En hiver, l’arrivée se fait le plus souvent par l’entrée principale (afin de faciliter l’accès aux vestiaires).

Où prendre le cocktail apéritif ?

Selon la météo, vous pouvez le prendre au jardin ou sur la piste de danse (la salle s’ouvre sur le jardin et, même si vous utilisez les deux espaces, vous ne serez jamais tout à fait séparés).

Peut-on prévoir des amuses bouches supplémentaires, des chips pour les enfants ?

Quand il y a des enfants, nous prévoyons des chips. Il est possible de prévoir des amuses bouches supplémentaires (cela peut être important si certains de vos invités ne restent pas pour le repas).

Quelle ambiance créer ?

Sur simple demande, notre piano automatique peut être mis à votre disposition pendant l’apéritif, vous pouvez ainsi créer une ambiance piano-bar selon le thème souhaité (années 60, jazz, classique,…).

Un super juke-box informatisé peut également être mis à votre disposition (plus de 300 000 titres classés par genre peuvent être dans une playliste).

Peut-on organiser une animation particulière ?

En principe, il n’y a aucun problème : dès que vous disposez d’une salle privée vous pouvez y organiser ce que vous désirez (dans le respect de la législation) mais il est indispensable de le signaler à l’avance.

Les feux d’artifices et les lâcher de lanternes chinoises nécessitent obligatoirement une autorisation communale.

Quand présenter la pièce montée ?

L’idéal est de présenter la pièce montée lorsque tous les invités sont présents et, en principe, avant minuit. Il existe de nombreux modèles et goûts différents pour les pièces montées qui sont soit en pâtisseries ou glacées. Le dessert d’un menu servi à table peut être remplacé par une pièce montée (sans supplément).

Comment être certains que les invités d’un cocktail réception ne restent pas pour le dîner ?

Il faut être précis sur le carton d’invitation et prendre une marge de sécurité quant aux horaires (par exemple: « Nous serions très heureux de pouvoir compter sur votre présence lors du cocktail apéritif que nous donnerons à l’hôtel restaurant « La Côte d’Or » rue de la gendarmerie, 1- 5600 Philippeville – de 12 h 00 à 14 h 00).

Comment choisir l’arrangement des tables ?

Mieux que la table ronde, la table ovale pour 10 personnes est la plus conviviale: elle permet à un maximum de personnes de dialoguer. Nous disposons de 11 tables ovales (de 8 à 10 personnes) et de 3 tables ovales (de 11 à 14 personnes), mais aussi des tables rectangulaires modulables à souhait (attention : une table rectangulaire ne permet le dialogue qu’entre voisins directs). Quelques jours avant la date, dès que vous avez une idée plus précise de la répartition de vos invités, nous vous aiderons à disposer vos tables à l’aide d’un plan informatisé.

La salle est-elle suffisamment grande ?

Pour être « à l’aise », il faut compter 1 mètre carré/personne assise : nous organisons régulièrement des réceptions jusqu’ à 300 couverts (en plus de la piste de danse).

Comment placer les invités ?

C’est un point très important : le plus fréquemment, les invités sont placés selon leurs affinités (tranches d’âge, métiers, passions,….). A la table d’honneur, outre les mariés, on trouve souvent les témoins et les amis. Les parents sont sur une table à proximité immédiate des mariés mais avec leurs propres invités directes (il faut penser que les mariés et les parents quittent souvent leur table, il y aurait un grand vide s’ils étaient à la même table).

Doit-on prévoir le nom des personnes sur chaque table ou sur un tableau récapitulatif ?

Sur table, il y a 2 solutions :

  • soit le petit carton à chaque place,
  • soit un carton au centre de la table avec possibilité pour les invités de se placer à leur meilleure convenance à cette table.

Le tableau récapitulatif (qui peut être personnalisé et très décoratif) est surtout privilégié lors de réceptions de plus de 60 personnes.

Peut-on apporter une décoration personnalisée ?

Aucun problème : certains souhaitent des ballons, d’autres des montages floraux particuliers, des lierres. Il est également fréquent de suspendre des photos de fiançailles et de donner des thèmes spécifiques à chaque table (les fleurs, les voitures, les saisons, les îles, les pays, les épices, les chocolats,….).

Demandez-nous conseil, nous pouvons vous aider.

Peut-on passer la veille pour disposer les noms ?

Oui, mais si la salle est occupée, nous arrangerons les noms selon un plan que nous établirons ensemble.

Choisir un menu servi à table (3, 4, 5 services) ?

Dans notre établissement, nous jouons « cartes sur table » et il n’est pas question de travailler des produits de second choix : il vaut toujours mieux un produit simple, mais de qualité et bien travaillé, à un produit « haut de gamme », mais de qualité moindre (par exemple, tous nos homards sont vivants en vivier et nous n’acceptons pas de travailler des homards « surgelés » qui sont jusqu’à 3 fois moins chers,…).

Les menus proposés illustrent quelques possibilités, ceux-ci seront adaptés selon vos préférences et selon la saison. Si vous le souhaitez, il est toujours possible d’ajouter un potage, un sorbet, un fromage, un buffet de tartes,…

Un menu servi à table n’est pas forcément plus onéreux qu’un buffet, mais vous garanti une réception ayant plus de « classe ».

Choisir un buffet ?

Les buffets peuvent être composés selon vos goûts, ils peuvent se combiner entre eux ou suivre une entrée servie à table.

Vous pouvez ajouter un potage, un buffet de fromages, un buffet de tartes,…

Un buffet est parfait pour une réception axée sur l’ambiance. En fin de soirée, vous pouvez reprendre les surplus.

Peut on venir goûter les plats avant la réception ?

Bien sûr, mais il faut être attentifs aux points suivants :

 Nous travaillons des produits frais de saison qui ne sont pas toujours disponible toute l’année.

 Certains plats sont parfaits pour un groupe mais ne conviennent pas pour une petite table.

 Il est parfois dommage de perdre la magie de la surprise…

Les portions sont-elles copieuses ?

Notre région est réputée pour l’aspect « bons vivants » de ses gourmets, qui sont aussi des gourmands…: aussi, nous ne pouvons pas nous permettre de « minimaliser » les quantités proposées.

Bien évidemment, afin de pouvoir apprécier tous les mets, un menu 5 services comporte des portions moins copieuses qu’un menu 3 services. D’autre part, certains plats sont plus légers que d’autres (par exemple, un saumon cru est moins copieux qu’un saumon en croûte).

N’oubliez pas que nous sommes à votre disposition pour vous conseiller et vous guider dans le choix le plus judicieux.

Quelle est la durée d’un repas ?

Si vous souhaitez être « à l’aise » pour une réception de plus de 60 personnes ou plus, il faut compter environ 1 heure par plat. Cependant, si vous le souhaitez, le repas peut être servi beaucoup plus rapidement.

Avez-vous pensé aux enfants ?

Nous mettons un point d’honneur à prévoir le confort de chacun. Nous mettons à votre disposition table à langer, coin micro-onde, chaises bébés,…

Par beau temps, l’accès à notre vaste jardin clôturé permet à vos enfants de s’y amuser en toute sécurité (il est toujours utile de prévoir les jeux ou accessoires qu’ils apprécient comme des ballons en mousse ou à gonfler,…). S’ il y a de nombreux enfants, la location d’un château gonflable est également des plus appréciée (sous surveillance).

En outre, nous mettons à votre disposition un salon vidéo (DVD et cassette), des crayons et dessins à colorier. Pensez éventuellement à une « baby-sitter » qui sera responsable des enfants et à des jeux de société.

En fin de soirée, il est possible de prévoir une pièce où les enfants pourront se reposer en toute quiétude. Une maman passera une mauvaise journée si elle doit stresser pour son enfant. Nous pouvons même vous proposer une solution (gratuite) qui permettra de garder les plus jeunes dans une première partie du jardin sous les yeux rassurés des parents.

Que signifie la formule "vins compris" ?

Contrairement à la formule où vous payer le nombre de bouteilles réellement consommées, cette formule vous permet de ne pas dépasser un budget prévu.

Plusieurs formules « Vins compris » existent : elles varient selon la longueur d’un menu et la valeur des vins. Dans une telle formule, le forfait n’est facturé que pour les invités qui prennent des vins et il n’est pas nécessaire de nous signaler le nombre de forfait à l’avance. La formule « Vins compris » comprend le vin, jusque et y compris le dessert.

Compte tenu du volume de vins que nous achetons, nous sommes certains de vous proposer un excellent rapport qualité/prix (notre carte des vins a été récompensée), même les formules de base peuvent être des A.O.C. (appellation d’origine contrôlée ), nous ne vous cachons pas l’appellation sous un « vin du patron ».

Droits de SABAM ?

Nous prenons à notre charge les droits de Sabam, même si vous optez pour un orchestre avec piste de danse.

En principe, les droit de SABAM ne sont pas dû pour autant que vous vous limitez à inviter la famille proche cependant dès qu’il y a des amis, une déclaration doit être faite et la taxe est payée selon la superficie des salles.

Disc-jockey ?

Nous avons sélectionné un disc-jockey qui propose un excellent rapport qualité/prix. Sa sonorisation peut être connectée sur la nôtre et permettre ainsi de modifier le volume de chaque salle individuellement. Son matériel restant sur place, il ne devra pas le démonter en fin de la soirée. Vu le nombre de prestations que nous lui réservons, vous pouvez être certains qu’il mettra tout en œuvre pour vous satisfaire : aussi, nous vous conseillons toujours de le rencontrer.

Si vous le souhaitez, vous pouvez bien évidemment choisir un autre disc-Jockey : il est alors important de vous assurer qu’il vienne avec le matériel adapté à la salle  Dans tout les cas, il est indispensable de nous signaler l’animation souhaitée dès votre réservation.

Piste de danse ?

La piste a été spécialement conçue pour votre confort et celui de vos invités.

Sa situation centrale vous assure la meilleure ambiance et les portes la séparant des autres salles peuvent être ouvertes ou fermées selon vos besoins.

De par sa conception, le son reste principalement concentré dans cette salle et n’est pas « invasif » pour vos invités qui préfèrent discuter à table (si nécessaire, il sera toujours possible de refermer une porte).

Housse de chaise ?

A votre demande, nous pouvons prévoir des housses sur les chaises pour un budget de 2 € / chaise ( couleur chocolat ) ou 3 € / chaise (couleur blanche).

Quand doit-on réserver ?

Il n’y a pas de règles et cela dépend du type d’événement : certains réservent très longtemps à l’avance (plus d’un an), d’autres s’y prennent beaucoup plus tardivement et, dans ce cas, ils comptent sur « la chance » pour que la date soit toujours disponible ou sur leur flexibilité quant au choix de cette date.

Quand doit-on envoyer les invitations ?

L’idéal est d’inviter oralement le plus tôt possible en prenant déjà note des réactions (ex.: oui – peut être – j’aurai difficile,… ). Le carton d’invitation s’envoie 6 à 8 semaines à l’avance . Demandez une réponse 15 jours avant le jour J. Dans plusieurs cas vous devrez téléphoner pour obtenir la réponse (elle est souvent oubliée).

Avant de choisir un carton d’invitation, nous vous conseillons de rédiger un brouillon du texte, le choix en sera facilité (si vous avez beaucoup de texte, vous devez choisir un carton en rapport).

Il est possible de faire passer beaucoup de messages. Nous pouvons vous conseiller. Nous avons pris un arrangement avec un imprimeur pour vous faire bénéficier de conditions particulières

Que prévoir d’autre ?

De plus en plus de jeunes mariés disposent un livre d’or où sont couchés les commentaires de tous les convives : ce livre restera à tout jamais comme témoin de cette journée exceptionnelle.

D’autres demandent au disc-jockey de projeter un montage vidéo (ou photographique) qui permet à tous les participants de partager les moments forts que chacun des mariés a vécu jusque là.

La vente de la jarretière est toujours appréciée.

Une animation particulière… Pour cela aussi, nous sommes à votre disposition pour vous conseiller.

Les conditions de réservation d’une réception ?

Pour vous permettre de vérifier qu’une date est libre à la commune (à l’église), il est possible de mettre une option de réservation pendant 10 jours, période pendant laquelle vous pouvez vous désister sans aucun frais.

La réservation est considérée comme définitive dès le versement effectif de 7500 euros à titre d’arrhes (068-2081136-28) payable en plusieurs fois.

Sauf autre stipulation dans un contrat, nous allons refuser les autres réceptions de mariage pour la même date, et donc, en cas d’annulation de votre part, « La Côte d’Or » conservera cet acompte de 500 euros.

Pour établir un devis ?

Par internet ou lors d’un rendez vous, nous pouvons vous calculer un devis (sans engagement).

L’idéal est de nous donner une première idée des horaires, du nombre d’invités (en séparant les adultes, des enfants de moins de 12 ans et des enfants de moins de 6 ans) et ce pour l’apéritif, le repas et la soirée.

Planning au niveau de la réception ?

Dès que possible

 Lancez des invitations orales en notant déjà les réactions sur leur présence probable ou non (à vous de savoir à qui parler en priorité de la possibilité de réserver un logement sur place).

 Avant de sélectionné un faire part, nous vous conseillons d’avoir une idée précise sur le texte à imprimer. Les messages doivent être précis.

 Réfléchissez au modèle de faire-part (certains imprimeurs peuvent avoir des délais de 6 mois mais si vous le réalisez vous même, nous pouvons vous donner des idées).

 Réservez le disc-jockey,(l’orchestre), le photographe, (le vidéaste). Si vous désirez une projection, définissez qui va la réaliser (voir avec le disc-jockey).

Deux mois à l’avance

 Envoyez les faire-part en demandant une réponse 15 jours avant la réception.

 Fixez le menu, la décoration florale, la couleur des nappes.

 Définissez le moment pour faire votre reportage photo (voir avec « La Côte d’Or »).

 Prévoyez éventuellement un livre d’or.

15 jours à l’avance

 Téléphonez aux retardataires et donnez une première idée du nombre d’invités à « La Côte d’Or ».

 Etablissez le plan des tables.

 Prévoyez un ou deux photographes (parmi les invités) afin d’avoir un maximum de photos de la soirée.

5 jours à l’avance

 Clôturez le nombre d’invités et le communiquer à « La Côte d’Or ».

 Réalisez le plan et les noms à mettre à table.

  • Exemple d’une réception boissons comprises pour 44.50€/adulte
  • Kir vin blanc ou jus d’orange + 2 amuses bouches + chips
  • Escalope de saumon à l’oseille «Pierre et Jean TROISGROS»
  • Le contrefilet de porc Duroc d’Olive, sauce au poivre vert, pommes duchesse
  • Soufflé glacé aux fruits rouges (avec présentation)
  • Vin blanc, vin rouge, Jupiler, Blanche de Hoegaarden, Coca-Cola, limonade, eaux, jus de fruits, buffet de café compris pendant 4h
  • Exemple d’une réception boissons comprises : 42.90€/adulte (base 40 adultes)
  • Kir vin blanc ou soft + 2 amuses bouches + chips
  • Buffet des quatre coins du monde (min 40 cvts)
  • Pièce montée avec présentation
  • Vin blanc, vin rouge, Jupiler, Blanche de Hoegaarden, Coca-Cola, limonade, eaux, jus de fruits, buffet de café compris pendant 5h
  • Exemple d’une réception boissons comprises : 46.50€/adulte (base 40 adultes)
  • Forfait mousseux pendant 1h + 4 amuses-bouches + chips
  • Buffet 3 sortes de brochettes (saumon, volaille, bœuf) 5 sortes de garnitures (min. 40 cvts)
  • Soufflé glacé aux 2 chocolats (avec présentation)
  • Vin blanc, vin rouge, Jupiler, Blanche de Hoegaarden, Coca-Cola, limonade, eaux, jus de fruits, buffet de café compris
  • Exemple d’une réception boissons comprises : 38.00€/adulte (base 40 adultes)
  • Kir vin blanc ou soft + 2 amuses bouches + chips
  • Crème Dubarry aux poivrons doux
  • La cuisse de poulet waterzooi
  • Buffet de fromages frais et affinés
  • Bavarois aux framboises
  • Vin blanc, vin rouge, Jupiler, Blanche de Hoegaarden, Coca-Cola, limonade, eaux, jus de fruits, buffet de café compris pendant 3h
  • Exemple d’une réception boissons comprises : 36.90€/adulte (base 40 adultes)
  • Kir vin blanc + 2 amuses bouches + chips
  • Suprême de poulet fermier, sauce à l’effilochée de chicons, pâtes fraîches
  • Buffet de fromages frais et affinés
  • Pièce montée (avec présentation)
  • Vin blanc, vin rouge, Jupiler, Blanche de Hoegaarden, Coca-Cola, limonade, eaux, jus de fruits, buffet de café compris pendant 3h
  • Exemple d’une réception boissons comprises pour 58.00€/adulte
  • Kir vin blanc ou soft + 2 amuses-bouches + chips
  • Blinis au saumon fumé
  • Filet de dorade royale au fumet de vin rouge
  • Grenadin de veau au poivre blanc et Cognac
  • Pièce montée (avec présentation)
  • Vin blanc, vin rouge, Jupiler, Blanche de Hoegaarden, Coca-Cola, limonade, eaux, jus de fruits, buffet de café compris pendant 5h
  • Exemple d’une réception boissons comprises pour 56.90€/adulte
  • Kir vin blanc + 2 amuses bouches + chips
  • Buffet froid : saumon belle vue, assortiment de terrines de poissons et de viandes, 3 sortes de crudités, 2 sortes de sauces
  • Buffet des 4 coins du monde
  • Pièce montée (avec présentation)
  • Vin blanc, vin rouge, Jupiler, Blanche de Hoegaarden, Coca-Cola, limonade, eaux, jus de fruits, buffet de café compris pendant 5h